外国人採用を支える外部パートナーの選び方｜研修・労務・採用広報の相談先をどう探す？
外国人採用を検討しているものの、候補者の募集・選考や入社後の研修、労務管理、採用広報などに課題を感じていませんか。外部パートナーを活用すれば、社内に不足する専門知識や人員を補えますが、相談先によって得意分野や対応範囲は異なります。
本記事では、人材紹介会社や研修会社、社会保険労務士、行政書士、登録支援機関などの役割を整理し、自社対応と外部委託を分ける方法、実績・費用・契約条件などの比較ポイントを解説します。専門家や支援会社を探す方法としてプロベルも紹介するので、外国人採用の相談先選びに迷っている方は参考にしてみてください。
外国人採用で外部パートナーが必要になる主な課題
外国人採用では、候補者の募集・選考から入社後の研修、労務管理、採用広報まで、さまざまな課題への対応が求められます。自社の知識や人員だけでは十分に対応できず、専門家の支援が選択肢となるケースもあるでしょう。
ここでは、外国人採用で生じやすい4つの課題と、外部パートナーの活用を検討したい場面について解説します。
採用候補者の募集・選考に必要なノウハウが不足している
外国人採用では、採用したい職種や求めるスキルを明確にしたうえで、条件に合う候補者へ情報を届け、適切に選考することが大切です。しかし、外国人材の採用経験が少ない企業では、募集経路の選び方や求人情報の伝え方、業務に必要な日本語能力の見極め方がわからず、採用活動が思うように進まない場合があります。
また、採用候補者の在留資格によって、従事できる業務が異なる点にも注意が必要です。こうした課題には、外国人材の紹介実績がある人材紹介会社や採用代行会社などの活用が考えられます。自社だけで候補者を探すことが難しい場合、採用要件の整理や募集方法の選定、選考の進め方について専門的な支援を受けるのは、有効な選択肢です。
言語や文化の違いを踏まえた研修・定着支援が難しい
外国人材を採用した後は、業務手順や社内ルールを理解してもらい、職場で円滑に働ける環境を整える必要があります。日本語の理解度や仕事の進め方に関する認識が異なると、指示の受け取り違いやコミュニケーションの行き違いが生じることもあります。採用時の説明だけで十分に理解してもらえるとは限らないため、入社後も継続して支援することが大切です。
一方、社内に多言語で研修を行える人材がいない場合や、外国人従業員の教育に十分な時間を確保できない場合、必要な支援を自社だけで担うのは容易ではありません。そのようなときは、日本語教育機関や研修会社などへの相談が選択肢になります。業務に必要な日本語や安全教育、異文化理解など、課題に応じた研修を取り入れることで、相互理解を促し、職場への定着を支えることが大切です。
在留資格・雇用契約・労務管理への対応に不安がある
外国人採用では、在留資格に応じて従事できる業務を確認するとともに、雇用契約や労働条件、社会保険などを適切に管理する必要があります。外国人労働者にも労働関係法令や社会保険関係法令が適用されるため、日本人従業員と同様に法令を遵守しなければなりません。また、外国人の雇入れ・離職の際には、外国人雇用状況の届出も必要です。ただし、在留資格が「外交」「公用」の方と特別永住者は対象外です。
こうした手続きや制度の確認に不安がある場合は、社会保険労務士や行政書士など、専門領域に応じた専門家への相談が考えられます。ただし、在留資格の申請手続きと労務管理では必要な専門性が異なるため、依頼先の資格や対応範囲を確認することが重要です。自社だけで判断することが難しい事項は、手続きの不備や労務トラブルを防ぐためにも、専門家に相談するとよいでしょう。
外国人材に届く採用広報の方法がわからない
外国人材を採用したいと考えていても、自社の求人情報をどのような媒体で発信し、候補者に魅力を伝えればよいかわからない企業もあります。求人を掲載するだけでは、仕事内容や応募条件、入社後の働き方が十分に伝わらず、応募につながらない可能性があります。特に、外国人材に向けて情報を発信する場合は、使用する言語だけでなく、業務内容や労働条件を誤解なく伝える工夫も大切です。
採用広報のノウハウや社内リソースが不足している場合は、求人広告や採用マーケティングを支援する会社への相談が選択肢になります。求人原稿の作成や採用サイトの改善、情報発信に使用する媒体の選定など、自社の課題に応じて支援を依頼できます。外部の専門性を活用しながら、自社の仕事内容や職場環境、働く魅力を具体的に伝えることで、求める人材との接点を増やしていきましょう。
外国人採用を支える外部パートナーの種類と相談できる内容
外国人採用では、候補者の確保から入社後の研修、労務管理、採用広報まで、課題に応じて相談先を使い分けることが大切です。外部パートナーには、それぞれ専門分野や対応できる業務の違いがあります。
ここでは、人材紹介会社や研修会社、各種専門家、登録支援機関などの役割と、相談できる内容について解説します。
人材紹介会社・採用代行会社：候補者の確保と採用業務
人材紹介会社は、企業の採用要件に合う候補者を紹介し、採用活動を支援する外部パートナーです。外国人材の紹介を得意とする会社であれば、対象となる在留資格や職種、候補者の日本語能力などを踏まえた人材探しについて相談できます。紹介を依頼する際は、職業紹介事業の許可など、適切な事業者であることも確認しましょう。
一方、採用代行会社は、求人票の作成や応募者対応、面接日程の調整など、採用業務の一部を支援する役割を担います。採用担当者の業務負担を減らしたい場合に相談先となります。ただし、対応範囲は会社によって異なるため、候補者の紹介、選考実務、内定後のフォローのうち、どこまで任せられるかを契約前に確認することが大切です。名称が採用代行でも、業務の実態が職業紹介に当たる場合は職業紹介事業の許可等が必要です。また、委託募集に当たる場合は、原則として報酬の有無に応じた許可・届出が必要になります。
研修会社・日本語教育機関：入社前後の教育と職場定着
研修会社や日本語教育機関には、外国人従業員が業務や職場のルールを理解し、円滑に働けるようにするための教育について相談できます。例えば、業務で使う日本語、安全衛生に関する用語、職場でのコミュニケーションなど、実際の仕事内容に合わせた研修が選択肢となるでしょう。厚生労働省も、外国人労働者への安全衛生教育について、本人が内容を理解できる方法で実施するよう事業主に求めています。
研修を依頼する際は、一般的な日本語学習だけでなく、現場で必要な知識や技能、職場特有のルールに対応できるかを確認しましょう。また、入社前の基礎研修に加え、入社後の理解度を確認する仕組みや、管理職向けの異文化理解研修を提供している機関も相談候補です。自社の教育体制を補う形で活用すれば、外国人従業員と受け入れ側の双方が働きやすい環境を整えやすくなります。
社会保険労務士・行政書士など：労務管理と在留手続き
社会保険労務士や行政書士などの専門家には、外国人雇用に伴う法的な手続きや制度の確認について相談できます。社会保険労務士は、労働・社会保険関係の手続きや労務管理、就業規則の整備などが主な相談領域です。一方、行政書士などは、在留資格に関する申請書類の作成や手続きについて、資格や認められた業務範囲に応じて支援します。行政書士に申請の取次ぎまで依頼する場合は、地方出入国在留管理局長への届出を済ませた申請等取次者であるかも確認しましょう。
例えば、外国人従業員の労働条件を適切に設定したい場合は社会保険労務士に、採用予定者の在留資格の変更や在留期間の更新に関する手続きを確認したい場合は、在留資格業務に対応する行政書士などに相談する方法があります。外国人雇用では、在留資格の範囲内で従事できる業務かどうかの確認も欠かせません。相談先を選ぶ際は、必要な専門資格や取扱業務を確認し、複数の領域にまたがる課題では専門家同士の連携体制も確認しておきましょう。
採用広報・マーケティング支援会社：求人の訴求と応募導線
採用広報・マーケティング支援会社は、自社の求人情報を求職者に届け、応募につなげるための情報発信や導線づくりを支援します。外国人材の採用では、仕事内容や賃金、労働時間、勤務地などの条件を明確に伝えることが重要です。厚生労働省の外国人雇用管理に関する指針でも、募集時に業務内容や労働条件などを明示することが求められています。
こうした支援会社には、求人原稿の改善、採用サイトの制作・見直し、求人広告の運用、SNSを活用した情報発信などを相談できます。自社の魅力を一方的に伝えるだけでなく、応募者が仕事内容や働く条件を具体的に理解できる内容に整えることが大切です。また、情報を掲載する媒体によって利用者層や適した訴求方法は異なります。外国人材への発信実績や対応言語、応募後の問い合わせ対応まで支援できるかを確認し、自社の採用方針に合う依頼先を検討しましょう。
登録支援機関など：対象となる在留資格の法定支援
登録支援機関は、在留資格「特定技能1号」の外国人を受け入れる企業から委託を受け、職業生活・日常生活・社会生活に関する支援を実施する機関です。受け入れ企業は支援計画を作成し、計画に沿って支援を行います。支援の全部または一部を委託できますが、登録支援機関に全部を委託した場合に、受け入れ企業が支援体制の基準を満たしたものとみなされます。自社で支援体制を整えることが難しい場合は、この違いを踏まえて委託を検討しましょう。
支援には、事前ガイダンス、住居の確保、生活オリエンテーション、日本語学習の機会の提供、相談・苦情への対応、定期的な面談などがあります。委託先の登録の有無だけでなく、対応言語や相談体制、支援の実施方法の確認も重要です。登録支援機関の登録だけでは職業紹介はできないため、人材紹介も依頼する場合は、別途必要な職業紹介事業の許可等を確認してください。
なお、登録支援機関の利用が外国人を採用する企業すべてに義務付けられているわけではありません。特定技能1号の受け入れ企業も、要件を満たせば自社で支援を実施できるため、必要な支援と自社の体制を踏まえて判断しましょう。
外部パートナーを活用するメリットと注意点
外国人採用に外部パートナーを活用すると、社内に不足している専門知識や人員を補い、採用から入社後の支援までを進めやすくなります。
一方、委託費用がかかるほか、支援範囲や責任分担が曖昧なままでは、必要な業務に対応してもらえないおそれもあります。
比較項目 | メリット | 注意点 |
専門性 | 専門知識や多言語対応を補える | 対応範囲や実績を確認する |
業務負担 | 採用・研修などの負担を軽減できる | 費用と社内工数を比較する |
支援体制 | 継続的な支援を受けられる | 責任分担や情報共有を明確にする |
外部に委託しても、雇用主としての法令遵守や雇用管理の責任がなくなるわけではありません。契約前に業務範囲や費用、連絡体制を確認し、自社で担う業務を明確にしておきましょう。
自社で対応する業務と外部委託する業務の分け方
外国人採用を円滑に進めるには、採用方針や受け入れ体制など自社で決めるべきことと、専門家に任せられる業務を切り分けることが大切です。
ここでは、自社で対応する業務と外部委託を検討したい業務、それぞれの役割分担について解説します。
採用目的・求める人材像・受入れ方針は自社で決める
外国人採用を進める際は、まず自社の事業計画や人員配置の課題を踏まえ、採用する目的を明確にすることが重要です。どの業務を任せたいのか、必要なスキルや日本語能力はどの程度か、採用後にどのようなキャリアを築いてほしいのかを整理しましょう。
また、受け入れ後の教育体制や評価方法、職場でのコミュニケーション方針なども、社内で検討しておきたい項目です。こうした方針が曖昧なまま外部に採用業務を委託すると、紹介される人材や採用施策が自社のニーズと合わないおそれがあります。厚生労働省も、外国人労働者の採用に当たって、従事する業務が在留資格上認められているかを事前に確認するよう求めています。
外部パートナーには、決定した採用方針を共有し、その実現に必要な支援を依頼することが基本です。
専門知識や多言語対応が必要な業務は外部活用を検討する
外国人採用に関する業務のうち、社内に専門知識や対応できる人材が不足している領域は、外部パートナーの活用を検討しましょう。例えば、在留資格に関する申請手続き、労務管理の見直し、多言語での研修、外国人材に向けた採用広報などは、専門性や言語対応力が求められる業務です。
特定技能1号の外国人を受け入れる場合も、支援計画に基づく支援を自社で実施するほか、登録支援機関に委託する方法があります。
ただし、すべての業務を一括して委託する必要はありません。自社の課題や予算、社内の対応能力を踏まえ、外部の専門性が必要な業務から優先的に依頼することが現実的です。
委託後も自社が負う雇用主としての責任を整理する
外国人採用に関する業務を外部パートナーへ委託しても、雇用主としての責任がすべて移るわけではありません。外国人労働者の雇用管理では、労働関係法令や社会保険関係法令を遵守し、適切な労働条件や安全衛生を確保することが事業主に求められています。
そのため、外部パートナーに任せる業務と、自社で判断・管理する業務を契約前に整理しておく必要があります。例えば、採用候補者の紹介や研修の実施を外部に依頼する場合でも、採用の最終判断、雇用契約の締結、社内の労務管理などについては、自社の担当者と責任者を明確にしておきましょう。
また、特定技能1号の支援を登録支援機関に委託した場合も、受け入れ企業自身が行う必要のある届出があります。委託先との情報共有や定期的な実施状況の確認を通じて、必要な対応が漏れない体制を整えることが大切です。
外国人採用の外部パートナーを選ぶ際の比較ポイント
外国人採用の外部パートナーを選ぶ際は、自社の採用課題に合った専門性があるかに加え、依頼できる業務や費用、契約条件も確認することが大切です。実績や担当者の対応力、採用後の連携体制によっても、支援の受けやすさは変わります。
ここでは、在留資格や対応領域との適合性、支援範囲、実績、料金体系、トラブル時の対応など、依頼先を比較する際のポイントについて解説します。
対応する在留資格・業種・国籍と専門領域が合っているか
外部パートナーを選ぶ際は、自社が採用する外国人材の在留資格や職種に対応できるかを確認しましょう。在留資格によって認められる活動や就労できる業務が異なるため、制度への理解と関連する支援実績が重要です。さらに、業界特有の業務内容や勤務形態を理解し、現場の条件に合わせて提案できるかも確認しておきましょう。
また、採用対象となる国・地域について、候補者の募集経路や現地ネットワーク、対応言語、通訳体制などを具体的に尋ねると、支援体制を把握しやすくなります。国籍だけで候補者の能力や適性を判断するのではなく、本人のスキルや経験、日本語能力などを個別に評価できる支援会社を選ぶことが大切です。
研修・労務・採用広報など必要な支援範囲をカバーできるか
外部パートナーによって、対応できる業務の範囲は異なります。人材紹介や採用代行に特化した会社もあれば、入社後の研修、多言語での相談対応、労務管理、採用広報まで支援する会社もあるため、自社が抱える課題と依頼したい業務を整理し、必要な支援が契約に含まれるか確認しましょう。
特に、複数の会社や専門家へ業務を分けて依頼する場合は、担当範囲の境界や情報共有の方法が重要です。例えば、採用後の研修は別の会社に依頼するのか、在留資格の手続きについて専門家と連携できるのかなど、具体的に確認しておくと安心です。
対象外の業務も、サービス名や紹介資料だけで判断せず明確にしておきましょう。
類似企業での支援実績や担当者の対応力を確認できるか
外部パートナーの実績を確認する際は、支援した企業の数だけでなく、自社と近い業種や企業規模、採用人数、依頼内容に関する経験があるかを確認しましょう。過去の支援事例を確認できれば、自社が抱える課題に対して、どのような支援を受けられるのか具体的にイメージできます。
また、会社全体の実績だけでなく、実際に担当するスタッフの専門知識や対応力も重要です。問い合わせへの回答が明確か、課題を正しく理解して提案してくれるか、外国人従業員との意思疎通を支援できるかなどを確認してください。
契約後の担当者も事前に把握しておきましょう。
料金体系・追加費用・契約期間が明確か
外部パートナーを比較する際は、提示された料金だけでなく、費用に含まれる業務と追加料金が発生する条件まで確認することが大切です。人材紹介であれば紹介手数料や早期退職時の返金規定の有無と条件、研修であれば受講人数や実施回数に応じた費用、継続支援であれば月額料金や初期費用など、サービスごとに料金体系は異なります。
見積もりを受け取ったら、通訳や翻訳、緊急時の対応、追加研修などが別料金になるかも確認しましょう。また、契約期間や自動更新の有無、中途解約の条件、解約時に必要な費用も比較対象になります。
単純に最安値の会社を選ぶのではなく、必要な支援を含めた総費用と契約条件を比較し、予算に見合うサービスか判断してください。なお、特定技能1号の義務的支援に要する費用は受け入れ企業が負担し、外国人本人に直接・間接に負担させることはできません。
社内担当者との連携方法やトラブル時の対応が明確か
外国人採用の支援を継続的に受ける場合は、外部パートナーと自社の担当者がどのように連携するかも重要な比較ポイントです。問い合わせ窓口や定例ミーティングの有無、支援状況の報告方法、記録の共有方法などを事前に確認しておきましょう。
また、採用候補者との連絡が途絶えた場合や、入社後に職場でのトラブルが発生した場合など、想定される問題への対応方針も確認が必要です。休日や夜間の緊急連絡に対応できるか、問題発生時に誰が判断し、どのように自社へ報告するのかも明確にしておくと安心です。担当者が不在の場合の代替窓口や、一次回答までにかかる目安も聞いておきましょう。
外部パートナーを探して依頼するまでの流れ
外国人採用の外部パートナーを探す際は、まず自社の課題と委託したい業務を整理し、条件に合う候補を比較することが大切です。公的な登録情報や紹介・マッチングサービスも活用しながら、支援内容や費用、契約条件を確認しましょう。
ここでは、相談先の探し方から見積もりの比較、契約時に確認すべき事項まで、依頼する流れについて解説します。
自社の課題と依頼したい業務を具体化する
外部パートナーを探す前に、まず外国人採用における自社の課題を整理しましょう。採用候補者の確保、研修、在留資格の手続き、労務管理、採用広報など、支援が必要な業務を明確にすることが出発点です。
次に、依頼条件を具体化します。
採用予定の人数・職種・時期
委託したい業務と社内で対応する業務
予算・支援期間・希望する成果
例えば、候補者の募集は自社で行い、応募者対応や面接調整だけを外部に依頼する方法もあります。条件を整理しておけば、必要な支援に絞って相談でき、候補先への見積もり依頼を進めるうえでも有効です。
公的な登録情報や紹介・マッチングサービスで候補を探す
依頼したい業務が整理できたら、公的機関が公開する事業者情報や、専門家・支援会社を探せる紹介・マッチングサービスを活用して候補を集めます。公的な情報は、事業者の許可や登録の有無を確認しながら依頼先を探す際に有効です。
例えば、人材紹介会社を探す場合は、厚生労働省の「人材サービス総合サイト」で職業紹介事業者の情報を検索できます。特定技能1号の外国人への支援を委託したい場合は、出入国在留管理庁が公開する登録支援機関登録簿も確認先の一つです。
一方、研修や採用広報などは、専門分野や対応内容を比較できる民間の紹介・マッチングサービスも候補になります。検索結果や掲載情報だけで決めず、候補先の公式サイトや登録情報を確認し、依頼したい業務に対応しているかを見極めましょう。
複数候補に相談し提案内容と見積もりを比較する
候補となる外部パートナーを見つけたら、複数の事業者に相談し、提案内容や見積もりを比較しましょう。1社だけでは料金や支援内容が自社の条件に合っているか判断しにくいため、可能な範囲で同じ依頼条件を伝え、比較できる形で回答を受け取ることが大切です。
相談時には、自社の課題や採用計画を共有し、どのような支援を提案するのか、どこまで対応できるのかを確認します。見積もりについても、初期費用や月額料金だけでなく、追加研修、通訳、緊急時の対応などに別途費用がかかるかを確認してください。
また、料金の安さだけで判断せず、提案の具体性や担当者の説明、支援実績も比較対象に含めましょう。各社の回答を一覧表にまとめると、費用と支援内容の違いを把握しやすくなり、自社に合う依頼先を検討できます。
業務範囲・成果物・責任分担を確認して契約する
依頼先を決めたら、契約を締結する前に、委託する業務の範囲や成果物、双方の責任分担を具体的に確認しましょう。例えば、採用代行であれば応募者対応や面接調整のどこまでを任せるのか、研修であれば実施回数や教材、実施後の報告内容などを明確にします。
あわせて、業務の開始日や契約期間、料金と支払条件、追加費用が発生する条件、契約解除の方法も確認しておくことが重要です。人材紹介を依頼する場合は、紹介手数料に加え、採用者が早期退職した際の返金規定の有無と条件も契約書で確認してください。
さらに、問題が発生した場合の連絡窓口や報告方法、個人情報の取り扱いも整理しておくと安心です。契約内容に不明点が残っている場合は、解消してから締結し、合意した内容を双方が確認できる書面に残しましょう。
専門家や支援会社を探す方法の一つとしてプロベルを活用しよう
外国人採用では、研修や労務管理、採用広報など、課題に応じて外部の専門家や支援会社への依頼を検討できます。ただし、相談先によって得意分野や対応範囲は異なるため、自社に合う相手を見つけることが重要です。
ここでは、専門家や支援会社を探す方法の一つとしてプロベルを取り上げ、候補先の探し方や相談時の活用方法について紹介します。
担当者の専門性や実績をもとに相談先を探せる
プロベルは、企業が外部の専門家や支援会社を探すためのビジネスマッチングサービスです。法人のサービス情報に加え、仕事を担う「人」に着目して候補を探せる点が特徴です。外国人採用に伴う課題を相談する際も、会社名だけで判断せず、担当者がどのような業務を得意とするかを確認しましょう。
また、掲載情報では、専門家や企業のプロフィール、実績に関する情報を確認できるため、相談先を比較する際の参考になります。ただし、外国人採用に特化したサービスではなく、掲載されているすべての候補が外国人材の採用支援や多言語対応を行っているとは限りません。
候補を検討する際は、外国人採用に関する支援経験、対応できる業務、必要な言語への対応可否を個別に問い合わせることが大切です。
研修・労務・採用広報など課題別に候補を比較できる
外国人採用に関する課題が複数ある場合、プロベルのカテゴリや検索機能を使い、必要な業務に関連する専門家や支援会社を探す方法があります。公式サイトでは、採用・人事のほか、社労士や行政書士などの士業、マーケティング、研修関連の分野も掲載されており、課題に応じて候補を絞り込める仕組みです。
例えば、採用広報の改善を目指すなら求人広告や採用サイト制作、入社後の教育体制を整えたいなら新人研修や人材開発、労務上の課題を解決したいなら社労士など、課題に近いカテゴリから候補を探せます。ただし、カテゴリが一致していても、外国人従業員への対応経験や希望する支援範囲まで合致するとは限りません。
候補ごとに対応業務や実績、費用、契約条件を確認し、自社の課題に合うかを判断しましょう。複数の領域を依頼したい場合は、各候補の連携可否も個別に確認することが重要です。
候補が絞れない場合はコンサルタントへの相談も検討できる
自社の課題に合う専門家や支援会社を選びきれない場合は、プロベルのコンサルタントへの相談も選択肢の一つです。公式サイトでは、専任のコンサルタントが企業の状況や課題をヒアリングし、条件に合う発注先を提案するサービスを案内しています。依頼したい内容がまだ具体的に決まっていない段階でも、相談できる点が特徴です。
相談する際は、外国人採用に関して困っていることや、外部に依頼したい業務、予算、希望時期などを伝えると、候補先を検討するための情報を整理しやすくなります。ただし、外国人採用への対応や必要な言語への対応が保証されるわけではないため、紹介された候補についても個別の確認が必要です。
なお、公式サイトでは発注先の相談は無料と案内されていますが、実際に紹介先へ業務を依頼する場合は、その業務に応じた費用が発生します。契約前に支援内容と条件を確認しましょう。
参考：プロベル公式サイト
外国人採用の外部パートナーは課題と役割分担を明確にして選ぼう
外国人採用を成功につなげるには、自社の課題を整理し、採用・研修・労務管理・採用広報など、必要な領域に応じて外部パートナーを選ぶことが大切です。専門性や支援実績だけでなく、対応範囲、費用、契約条件、連携体制も比較し、自社で担う業務と委託する業務を明確にしましょう。
~弊社のサポート内容~
株式会社グローバークスでは、以下のサポートを通じて、特定技能者の受け入れとその後の定着を全面的に支援します。
●書類準備と手続き代行：ビザ申請や労働契約など、必要な手続きを迅速に行います。
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外国人労働者が日本で活躍できる環境づくりを目指し、人手不足の解消と企業の成長に向けて、心を込めてサポートさせていただきます。貴社のニーズに合わせた最適な人材のご紹介ができるよう、全力でお手伝いさせていただきます。
もし、ご質問やご相談がありましたら、どうぞお気軽にお問い合わせください。
